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Protocoles de soin

À Oeuvrer en syntonie, nous nous engageons à favoriser un environnement inclusif et positif où les besoins de tous les participant·e·s, intervenant·e·s, invité·e·s et organisateur·trice·s sont valorisés et respectés. Nos Protocoles de soin décrivent nos efforts collectifs pour donner la priorité au bien-être et à l'engagement de chaque personne impliquée dans le rassemblement. Ils sont intimement liés à la base d'unité de l'AAMI. 

1. Communication respectueuse et inclusive :

Nous reconnaissons l'importance des systèmes inclusifs et du soutien aux communautés marginalisées, et nous reconnaissons que notre secteur a historiquement mal servi ceux qui ont le plus besoin de soutien. Lorsque vous communiquez avec les autres participant·e·s, les intervenant·e·s et les membres du comité d'organisation, veuillez garder en tête les principes ci-dessous : 

• Avoir un esprit de générosité en assumant des intentions positives. Tout le monde n'arrive pas avec le même bagage d'expériences et de connaissances, il faut donc partir du principe que les gens ont de bonnes intentions. Ayez vous-même une intention positive et soyez responsable de l'impact de vos actions et de vos paroles.

• Prendre et laisser sa place. Nous mettons l’emphase sur les voix des groupes en quête d'équité. Veuillez comprendre que nous donnons de l'espace à ceux qui ne sont pas souvent entendus. 

• Respecter le partage des connaissances : appréciez les connaissances partagées, en particulier celles qui proviennent d'une perspective marginalisée. 

• Être conscient·e des dynamiques de pouvoir - comme le fait d'appartenir ou non à une communauté marginalisée et les hiérarchies sur le lieu de travail.  

• Accepter de ne pas être d'accord. Vérifiez vos capacités du moment et communiquez si vous avez besoin de prendre du recul pour le moment.

• Les préjudices intentionnels ne seront pas tolérés. En cas de préjudice involontaire, tous les participant·e·s assumeront la responsabilité de l'impact de leurs paroles et de leurs actions, et aborderont la réparation avec sensibilité et curiosité.  

• Avoir de la compassion pour soi. Faire preuve d'attention et de compassion envers soi-même, quelle que soit la forme que cela peut prendre.

• Écouter pour comprendre plutôt que pour débattre et permettre aux gens de parler en leur nom propre plutôt que de parler au nom du groupe présumé.

• Respecter la confidentialité. Partagez les leçons apprises, mais pas les noms et les identifiants.

2. Environnements inclusifs :

Nous ferons de notre mieux pour assurer le confort physique et l'accessibilité pour l’ensemble des participant·e·s. Si vous avez besoin de quelque chose pour vous asseoir ou vous tenir debout pendant les événements et que ce n'est pas dans l'espace, veuillez nous le faire savoir. Tout le monde doit se sentir à l'aise et avoir la possibilité de bouger et de s'exprimer pendant les événements. Si vous avez besoin de vous étirer, de vous asseoir par terre, de vous lever ou de vous allonger, n'hésitez pas à le faire. Un espace calme et des objets sensoriels sera disponible pour ceux qui recherchent le confort et la régulation sensorielle. Veuillez consulter la page sur l'accessibilité (à venir) pour obtenir des informations plus détaillées sur les espaces. 

3. Langue :

L'interprétation formelle sera disponible lors des plénières d'ouverture et de clôture. En dehors de cela, les discussions se dérouleront principalement en anglais.  Les participant·e·s. à la réunion auront différents niveaux de confiance dans cette langue. Soyez généreux·se dans votre communication et votre interprétation. Soyez conscient que les différences sociolinguistiques peuvent avoir un impact sur la façon dont vous entendez ce que dit quelqu'un. N'hésitez pas à demander à quelqu'un de répéter, à demander des éclaircissements ou à demander une traduction informelle français/anglais à des traducteur·trice·s informel·le·s identifié·e·s. (Les détails seront fournis dans le dossier d'inscription).

4. Clarté et transparence :

Une communication claire est fondamentale pour nos protocoles de soins.  Nous avons fait de notre mieux pour anticiper les besoins qui pourraient survenir, mais des besoins inattendus se présenteront très probablement. Nous ferons de notre mieux pour y répondre dans la mesure de nos capacités.  Nous vous encourageons à parler directement de vos propres besoins et à communiquer directement avec l'équipe organisatrice de la conférence si vous avez besoin d'aide. Les biographies des organisateur·trice·s de la conférence figureront au bas de cette page prochainement. 

5. Mesures de sécurité et de santé :

Afin d'assurer un environnement sûr pour tous les participants, nous encourageons le lavage fréquent des mains. Nous conseillons aux participant·e·s de ne pas se présenter s'iels se sentent malades. Chaque personnes est invitée à porter des masques respiratoires si cela les aide à se sentir plus en sécurité. Veillez également à remplir le questionnaire lors de l'achat de votre billet et à indiquer vos allergies, intolérances ou autres besoins. Ces informations seront soigneusement examinées avant le début de la conférence. 

6. Traiter les organisateur·trice·s de la conférence avec respect

Nous insistons sur l'importance de traiter les organisateur·trice·s de la conférence, le personnel de l'AAMI, nos partenaires et les organisations hôtes, ainsi que leur personnel, avec respect et reconnaissance. Le dévouement et la générosité de chacun sont essentiels au bon déroulement de la conférence. En reconnaissant les efforts des organisateur·trice·s de la conférence, en s'engageant dans une communication ouverte et en exprimant notre gratitude, nous favorisons une culture de respect mutuel et de collaboration au sein de notre communauté. Cela s'étend à la manière dont nous interagissons et nous soutenons les un·e·s les autres au sein de l'équipe organisatrice, en veillant à ce que notre environnement de collaboration reflète les mêmes valeurs d'inclusion et de respect que celles que nous appliquons à nos invités et participants.

Les protocoles de soin reflètent notre volonté de créer des environnements inclusifs, solidaires et stimulants pour l’ensemble des participant·e·s à Ancrages temporels. Nous vous invitons à vous joindre à nous en adhérant à ces principes, et ainsi soutenir nos efforts pour rendre nos événements accueillants et accessibles à tous·tes. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez nous contacter à l'adresse info@imaa.ca. 

Comité d'organisation de la conférence 

Marianne Breton - OBORO

Alexandra Boilard Lefèbvre - Vidéographe

Belén Pedrocca - OBORO

Erin Saunders - Quickdraw Animation Society

Rachel Broussard - PAVED Arts

Présentation des organisatrice·teur·s et personnes ressources

Les organisatrice·teur·s seront des personnes ressources en alternance lors de la conférence. N'hésitez pas à les interpeler !

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Protocols of Care

At Tuning In, we are committed to fostering an inclusive and supportive environment where all attendees, speakers, guests and organizers’ needs are valued and respected. The Protocols of Care outline our collective efforts to prioritize the well-being and engagement of every individual involved in the gathering. They are intimately tied to IMAA’s Basis of Unity. 

1. Respectful and Inclusive Communication :

We recognize the importance of inclusive systems and support for marginalized communities, and acknowledge that our sector has historically underserved those who need the most support. When communicating with other attendees, speakers, and the organizing committee, please consider the points below: 

• A Spirit of Generosity: Assume positive intent. Not everyone comes in with the same set of experiences and knowledge so assume that people have good intent. Please have positive intent yourself and be accountable for the impact of your actions and words.

• Step up, step back. We center the voices of equity-seeking groups. Please understand we give space for those that are not heard from often. 

• Respect Knowledge-sharing: appreciate shared knowledge, especially knowledge that is from a marginalized perspective. 

• Be mindful of dynamics of power – such as being / not being part of a marginalized community and workplace hierarchies.  

• Agree to disagree. Check-in with your own capacity at the moment and communicate if you need to step back for the time being.

• Intentional harm will not be tolerated. In the case that unintentional harm occurs, all participants will take responsibility for the impact of their words and actions, and approach repair with sensitivity and curiosity.  

• Self-compassion. Give care and compassion to ourselves whatever that might look like.

• Listen to understand rather than to debate and allow people to speak for themselves rather than to speak for the presumed group.

• Confidentiality. Share the lessons learned but not the names and identifiers.
  
  

2. Inclusive Environments:

We will do our best to ensure physical comfort and accessibility for all participants. If you need something to make sitting or standing during the events more accessible to you and it is not in the space, please let us know. Everyone should feel comfortable to have flexibility of movement and expression during events. If you need to stretch, to sit on the floor, to stand or lie down, do not hesitate to do so. Quiet spaces and stim toys will be available for those seeking comfort and sensory regulation. Please see the  Accessibility page (coming soon) for more detailed information about the spaces.  

3. Language:
   
   

Formal Interpretation will be available during the Opening and Closing plenaries. Outside of that, the discussions will be mainly in English.  The attendees of the gathering will be composed of people with different levels of confidence in this language. Be generous with your communication and interpretation. Please be aware of how socio-linguistic differences may impact how you hear what someone is saying. Do not hesitate to ask someone to repeat themselves, to ask for clarification, or to ask for an informal French/English translation from identified informal translators. (Details will be provided in the registration package.)

4. Clarity and Transparency:

Clear communication is fundamental to our protocols of care.  We have done our best to anticipate needs that might arise, but unexpected needs will most likely come up. We will do our best to meet them within our capacity.  We encourage you to speak directly about your own needs, and communicate to the conference organizing team directly if you require any assistance. Conference organizer bios will be listed at the bottom of this page (work in progress!). 

5. Safety and Health Measures:

To ensure a safe environment for all participants, we encourage the use of respiratory masks and frequent hand-washing. Masks and Covid-19 Rapid Testing Kits will be provided. Please see the Covid Policy for more details. Also, please be sure to fill out the questionnaire when purchasing your ticket, and to indicate any allergies, intolerances, or other needs. This information will be carefully considered before the conference begins. 

6. Treating Conference Organizers with Respect:
   
   

We emphasize the importance of treating conference organizers, IMAA staff, and our partner and host organizations and their staff with respect and appreciation. The dedication and generosity of everyone is essential to the smooth running of the conference. By acknowledging the efforts of the conference organizers, engaging in open communication, and expressing gratitude, we foster a culture of mutual respect and collaboration within our community. This extends to how we interact and support one another internally as the organizing team, ensuring that our collaborative environment reflects the same values of inclusivity and respect held to our guests and attendees.

The Protocols of Care reflect our dedication to creating  inclusive, supportive, and nurturing environments for all participants at  Temporal Anchorings. We invite you to join us in embracing these principles as we strive to make our events welcoming and accessible to everyone. If you have any questions or concerns, please contact us at info@imaa.ca. 

Conference Organizing Committee 

Barbora Racevičiūtė - IMAA

Marilyne Parent - IMAA

Tessa Hill - IMAA

Marianne Breton - OBORO

Alexandra Boilard Lefèbvre - Vidéographe

Belén Pedrocca - OBORO

Erin Saunders - Quickdraw Animation Society

Rachel Broussard - PAVED Arts

Presentation of Conference Organizers and Resource Persons

The conference organizers will be alternating as resource persons during the conference. Don't hesitate to reach out to them!